1．目的

為建立健全OHSMS的相關(guān)記錄，以證實(shí)OHSMS活動(dòng)符合法律、法規(guī)及相關(guān)要求，并為OHSMS有效運(yùn)行提供證據(jù)，特制定本程序。

2．范圍

本程序適用于對(duì)公司OHSMS運(yùn)行所有相關(guān)記錄的管理。

3．職責(zé)

3．1安全處負(fù)責(zé)OHS記錄的統(tǒng)一管理。

3．2OHS記錄的產(chǎn)生部門(單位)負(fù)責(zé)記錄的歸檔、標(biāo)識(shí)、保存及過(guò)期記錄的處置。

4．工作程序

4．1OHS記錄的范圍

OHS記錄是記載所實(shí)施OHS活動(dòng)或取得成果的客觀依據(jù)，記錄既包括了本單位自己產(chǎn)生的內(nèi)部記錄，也包括OHSMS運(yùn)行中接收的外部記錄。

4．2OHS記錄的媒介形式及填寫(xiě)要求

4．2．1OHS記錄為一般文字記錄形式，也可以為拷貝或電子媒體。

4．2．2OHS記錄在填寫(xiě)過(guò)程中要字跡清楚、標(biāo)識(shí)明確、完整真實(shí)。如果出現(xiàn)錯(cuò)誤需要修改，應(yīng)圈掉錯(cuò)誤的，寫(xiě)上正確的并簽名。不能空項(xiàng)，無(wú)內(nèi)容時(shí)劃“杠線”。

4．3OHS記錄的設(shè)計(jì)

4．3．1安全處負(fù)責(zé)OHSMS表、證、帳、卡的設(shè)計(jì)管理，表、證、帳、卡所記錄的內(nèi)容應(yīng)確保對(duì)OHS相關(guān)的活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)的可追溯性。

4．3．2OHS記錄和形成OHSMS相關(guān)記錄的表、證、帳、卡等，其編碼規(guī)則應(yīng)按《企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4．3．3職能處室負(fù)責(zé)本專業(yè)相關(guān)的OHS記錄的設(shè)計(jì)。

4．4OHS記錄的收集、裝訂和歸檔

4．4．1收集

各單位應(yīng)有專門負(fù)責(zé)OHS記錄的管理人員，負(fù)責(zé)對(duì)本單位的OHS記錄進(jìn)行管理。每一活動(dòng)結(jié)束后，該項(xiàng)活動(dòng)的負(fù)責(zé)人均應(yīng)按時(shí)將該項(xiàng)記錄本單位的OHS記錄管理人員，以便進(jìn)行統(tǒng)一管理。

4．4．2裝訂、歸檔和標(biāo)識(shí)

各單位OHS記錄的管理人員負(fù)責(zé)依據(jù)OHS記錄編碼標(biāo)識(shí)規(guī)則進(jìn)行分類裝訂成冊(cè)，編制歸檔清單，在封面上明確歸檔標(biāo)識(shí)，記錄名稱、卷冊(cè)號(hào)、頁(yè)數(shù)、保存期(年、月—年、月)、裝訂人。

4．5OHS記錄的保存

4．5．1各有關(guān)單位應(yīng)根據(jù)OHSMS的要求，編制本單位的OHS記錄清單。

4．5．2各類記錄均應(yīng)保存在適當(dāng)?shù)膱?chǎng)所中，并做到防潮、防變質(zhì)、防損壞丟失，且便于存取。

4．5．3所有OHS記錄按規(guī)定類別和保存時(shí)間妥善保管，易檢索、易查尋。

4．5．4屬計(jì)算機(jī)單獨(dú)貯存的OHS記錄，要復(fù)制備份文件，以防原始記錄丟失。

4．5．5OHS記錄不允許借閱，只允許在其保存處查閱。

4．5．6對(duì)超過(guò)保存期的OHS記錄，由各單位OH5記錄管理人員進(jìn)行銷毀。

5．相關(guān)文件

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則

6．相關(guān)記錄

OHS 記 錄 清 單

見(jiàn)表