首次會(huì)議是現(xiàn)場審核開始，認(rèn)證審核在愛審核方現(xiàn)場進(jìn)行，審核過程將召開一系列會(huì)議；審核組準(zhǔn)備會(huì)、首次會(huì)議、審核組內(nèi)部會(huì)議、審核組與受審核方溝通會(huì)議、末次會(huì)議。在審核活動(dòng)中如發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重不符合，應(yīng)及時(shí)召開臨時(shí)溝通會(huì)、通報(bào)審核發(fā)現(xiàn)的重要信息。

會(huì)議是審核過程中受審核方與審核組成員之間交流的主要手段。不同會(huì)議有不同的目的，應(yīng)由不同的人參加，如果要實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)，就需要認(rèn)真安排好所有的會(huì)議，包括會(huì)前策劃（目的、參加人、時(shí)間）、會(huì)議控制（時(shí)間、內(nèi)容、氣氛、排除干擾、堅(jiān)持達(dá)到會(huì)議目標(biāo)）。這些會(huì)議一般由審核組長或分組組長主持，其他審核組成員輔助進(jìn)行。

1．首次會(huì)議的目的

首次會(huì)議是現(xiàn)場審核的序幕，首次會(huì)議的召開表明現(xiàn)場審核的正式開始。首末會(huì)議是審核組與受審核方高層管理人員見面和介紹審核過程的第一次會(huì)議，第一印象十分重要，因此應(yīng)抓住機(jī)會(huì)，以正確的表達(dá)和行為方式開始審核活動(dòng)。首次會(huì)議的目的包括：

（1）向受審核方中高級管理者介紹審核組成員；

（2）確認(rèn)審核范圍、目的和計(jì)劃，共同認(rèn)可審核進(jìn)度表；

（3）簡要介紹審核中采用的方法和程序；

（4）在審核組和受審核方之間建立正式的聯(lián)絡(luò)渠道；

（5）確認(rèn)審核組所需的資源與條件已齊備；

（6）確認(rèn)末次會(huì)議的日期和時(shí)間；

（7）促進(jìn)受審核方的積極參與；

（8）向?qū)徍司€介紹有關(guān)的現(xiàn)場安全和應(yīng)急程序；

（9）參加人員為審核組全體人員、觀察員，被審核方的管理者代表。各部門管理人員，雙方見面應(yīng)嚴(yán)肅活潑。

2．首次會(huì)議的程序

首次會(huì)議由審核組長詩，會(huì)議程序大致如下（在實(shí)施中有些步驟可按具體情況歸并或簡化）：

（1）與會(huì)者簽到：與會(huì)的審核組成員和受審核方人員分別在規(guī)定的記錄上簽到，并說明身份或行政職務(wù)。簽到表是審核報(bào)告的正式資料。

（2）人員介紹：審核組長宣布開會(huì)，首先介紹審核組成員和資格，并說明受認(rèn)證機(jī)構(gòu)委托實(shí)施該項(xiàng)目審核，也可簡單介紹所屬認(rèn)證機(jī)構(gòu)的情況，以表明其權(quán)威性。然后，由受審核方介紹與會(huì)的各管理層代表。

（3）申明此次審核范圍、審核目的、審核準(zhǔn)則和審核計(jì)劃，并由雙方最終確認(rèn)。如確有需要，可修改計(jì)劃，但應(yīng)雙方協(xié)商，總的審核日程不應(yīng)大變，要讓每受審部門了解審核計(jì)劃。

（4）審核方法及程序介紹：審核組長應(yīng)說明審核的基本方法是抽樣，審核結(jié)果以抽樣檢查為依據(jù)，有一定風(fēng)險(xiǎn)和局限性，審核組長應(yīng)介紹審核的程序。

（5）審核結(jié)論的報(bào)告方式：審核組長應(yīng)說明審核結(jié)論的種類，并說明審核組僅提供推薦性結(jié)論，最后須由認(rèn)證機(jī)構(gòu)決定并發(fā)布正式結(jié)論。

（6）確定聯(lián)絡(luò)、陪同人員和審核組辦公條件：在首次會(huì)議上確定陪同人員，陪同人員的主要作用是聯(lián)絡(luò)、向?qū)Ш鸵娮C，并與受審核方落實(shí)辦公地點(diǎn)、時(shí)間、交通、安全防護(hù)條件及食宿安排等。陪同人員必需對審核的部門和項(xiàng)目有較全面的了解。

（7）強(qiáng)調(diào)審核的公正性、客觀性：審核的生命在于公正性和客觀性，審核員將尊重客觀事實(shí)，用客觀證據(jù)說話，不聽信道聽途說，不提供咨詢，并希望得到受審核方的配合和支持。

（8）保密承諾：審核組長應(yīng)申明審核人員的保密守則，承諾保守受審核方的技術(shù)、管理訣竅和商業(yè)信息等秘密。

（9）明確限制條件：受審核方如有清潔區(qū)、危險(xiǎn)區(qū)等限制條件和要求，包括特殊防護(hù)衣著的安排，應(yīng)在會(huì)上予以明確。審核中如有某些不能涉及的區(qū)域或保密區(qū)域應(yīng)予以說明。

（10）澄清疑問：對有疑問的問題應(yīng)在會(huì)上予以澄清，并確定末次會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及參加人員。

（11）由受審核方最高管理者簡單致辭：扼要介紹實(shí)施HSE管理體系的過程和績效，代表受審核方表態(tài)并要求各部門積極參與和配合審核組工作。通過受審核方講話，初步營造輕松、和諧、融洽氣氛。

最后，審核組長確認(rèn)有關(guān)問題已全部明確或澄清，在表示謝意后，則可結(jié)束首次會(huì)議。

3．首次會(huì)議的注意事項(xiàng)

（1）審核組長主持認(rèn)證審核首次會(huì)議，會(huì)議的時(shí)間以30分鐘左右為宜。為此，主持者應(yīng)預(yù)先做好準(zhǔn)備，該講的內(nèi)容要講到。

（2）受審核方的最高管理者和各門主要負(fù)責(zé)人（尤其是接受審核的負(fù)責(zé)人）應(yīng)參加首次會(huì)議，有特殊情況應(yīng)指定代表參加，審核組不應(yīng)強(qiáng)求受審核方某一領(lǐng)導(dǎo)非參加不可。

（3）審核計(jì)劃如有必要可作適當(dāng)調(diào)整和修改。

（4）受審核方領(lǐng)導(dǎo)講話應(yīng)盡量簡短。

（5）首次會(huì)議的形式顯示了審核的“基調(diào)”和風(fēng)格，會(huì)議開始前征求受審核方最高管理者會(huì)議開始，以達(dá)到開誠布公，氣氛融洽而又坦率透明，力求守時(shí)、務(wù)實(shí)、講究實(shí)效。