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如何建好、管好、用好防火檔案

  
評論: 更新日期:2012年03月16日

消防重點單位的防火檔案,是公安消防監(jiān)督部門對消防重點單位實行消防監(jiān)督管理的一項基礎工作,也是一項重要的業(yè)務建設,我們平常都習慣地稱其為“防火檔案”。
建立防火檔案在消防安全管理中有著十分重要的作用:(一)它是消防重點管理單位的“戶口簿”;(二)它是重點單位消防安全管理工作的歷史記錄;(三)它是追查火災原因,分清事故責任,處理責任者的重要依據和佐證材料;(四)它是消防監(jiān)督員熟悉單位情況,提高業(yè)務水平的教材資料;(五)它是考核消防監(jiān)督員工作情況、業(yè)務水平、工作能力的依據。
各級公安消防監(jiān)督部門,對本轄區(qū)的消防重點單位,均建立了防火檔案,但是,據我們調查了解,防火檔案大都僅僅是“建了”,但距建好、管好、用好防火檔案還存在一定的差距。
差距之一,用于檔案登記的各類表格的設計不盡合理。從目前的情況看,不管被登記單位是何種性質,即不管是生產企業(yè)、首腦機關,還是公共娛樂場所、場庫區(qū),都千篇一律地使用一種表格。由于單位性質不同,防火重點、防火滅火措施都不盡相同,這就形成兩種情況,一種是被登記單位與表格性質相符,其檔案內容就充實和豐滿,能全面準確地反映出該單位的基本情況;另一種是被登記單位與表格性質不相符,該填的內容表格上沒有,整個檔案內容無疑就空有其表了。
差距之二,消防活動,消防管理沒有及時歸入檔案,形成檔案、管理兩張皮。有的消防監(jiān)督員下單位開展消防活動時,既不查閱,也不帶被檢查單位的防火檔案,回來后也不把有關文書記錄整理歸檔,形成了檔案是檔案,管理歸管理的格局,久而久之,檔案就會慢慢地失去“戶口簿”的作用。
差距之三,單一的文字記錄,使檔案內容單調,形式呆板。
差距之四,檔案沒有定期進行清理、鑒定,有的檔案材料隨著時間的推移已經失去保存價值,沒有及時銷毀,使檔案材料過于龐雜,不便使用。
那么,怎樣才能建好防火檔案,又如何能管好、用活防火檔案,為我們消防監(jiān)督工作服務呢?我想我們在建檔之前,應首先明確我們建防火檔案的目的和作用。筆者認為建立檔案之主要目的是在于積累經驗,指導促進防火工作的開展,通過建章立制,加強對人、物、技術的管理,達到最佳的防火效果。基于此出發(fā)點,特提出如下意見:
一、將管理單位分門別類,并根據其性質制定出各類檔案表格,隨后立卷、歸檔,使檔案趨于系統(tǒng)、完美。
依據重點單位防火性質,基本可分為四類進行登記立卷。
(一)商店(場)、大型賓館、練歌房、夜總會、影劇院、體育場(館)等公共場所;
(二)首腦機關、圖書館、博物館、醫(yī)院、公交系統(tǒng)等辦公科學研究場所; (三)生產企業(yè);
(四)儲存企業(yè)。
在給這些單位建檔時,要注意區(qū)別共性和個性,有些內容是各單位建檔時共同具有的,也就是每份檔案必須有的內容,應該清楚詳細地登記,以便掌握情況。如基本情況、消防安全組織、消防安全制度職責、重點單位、固定火源、隱患登記、平面圖等。
這里特別要強調的是要加強對火、電、人的管理,建立健全各項規(guī)章制度情況的記載。從全國幾起特大火災的教訓來看,對火、電、人的管理十分重要,各單位對用火、用電實行嚴格的審批制度,對重點崗位、重點工種、重點人口(防止其縱火)應嚴密控制,以達到萬無一失。同時,各單位對本單位的消防安全活動應建立各項記錄,如研究消防工作的會議記錄,消防安全檢查記錄,消防獎懲記錄,電氣設備維修記錄,消防器材(設備)檢查記錄。
下面就應該區(qū)別不同單位的防火性質,進行建檔,如公共場所類,這類場所主要任務就是防止群死群傷,所以這類場所應特別關注疏散通道(包括長度,寬度)、出口數目、門的開啟方向、疏散指示標志、火災事故應急照明燈、火災自動報警、自動滅火系統(tǒng)、機械防排煙、防火卷簾、消防電梯等情況,這些建筑消防設施,包括防雷、防靜電設備每年應有權威部門檢測。此外,這類場所追求豪華、檔次,裝修頻繁,因此,每次裝修的情況,包括吊頂、墻面、地面使用的材料,是否經消防部門審核,是否驗收也應了如指掌,登記在案。
對辦公、科研場所類應加強管理,建立健全防火安全制度,加強火源、電源的管理。
在建生產企業(yè)的防火檔案時,應了解其生產工藝流程,制訂出科學嚴謹的安全操作規(guī)程,了解其產品、輔料的理化性能,針對其工藝流程各工序的防火特點,用事故樹的分析方法,指導工作實踐。以造紙車間為例,看我們的防火措施與對策。以下是其生產工藝流程:
制漿—造紙—烘干—成卷—入庫
一看便知在這個工藝中烘干是我們防火的重點,我們除加強人的管理外(如強化操作規(guī)程,加強勞動紀律,不得擅自脫崗等),還可以用限溫度,限速度的方法來進行防火,達到萬無一失。
在建場庫區(qū)防火檔案時,應特別注意火源、電源、消防水源的管理,了解和掌握儲存物品的理化性能,根據這些性能加強防范,如小型石油庫應加強電氣、防靜電、防泄漏的管理;造紙行業(yè)的草料堆場應加強對草垛行距的擺放及草料溫濕度的控制;化學危險品的倉庫尤其應防止性質相抵觸的物品同庫混存。
只有經過以上嚴格細致的調查登記,檔案的建立才能更系統(tǒng)、更完善。
二、提高消防監(jiān)督員的業(yè)務水平、責任心和使命感,使防火檔案起到其應有的作用。
每個消防監(jiān)督員都應該有強烈的責任心和使命感,不斷地提高自己的消防監(jiān)督管理水平,認真對待每一項消防監(jiān)督管理工作,包括防火檔案的建立和管理。
在建立防火檔案時,要認真對待每一張表格的填制,分清表格設制的內涵和外延,不能敷衍了事。以每個單位都須有的平面圖來說,不能自已隨意亂畫一個示意圖,而應該是有比例的正規(guī)圖,通常500:1的比例較為合適。制圖時應包括該單位邊界10米以上的范圍,平面圖應能反映出該單位的消防給水管網及室外消火栓的布置情況,并將該單位的滅火預案一并繪制在圖上,為了醒目可以用顏色加以區(qū)分,這樣一張平面圖才算繪制完畢。
檔案建立之后,消防監(jiān)督員在下單位之前應該先翻閱該單位的防火檔案,做到心中有數,無論是防火檢查、消防教育、還是火災調查處理,待活動結束后,應將活動情況如實及時地記錄在檔案中,保持檔案的真實性
三、充分利用各種影像、聲像資料,運用微機管理,使檔案“活”起來。
隨著科技的不斷進步,各種影像、聲像技術已經充斥到我們生活的各個角落,微機的普及和應用,為我們的檔案管理帶來了生機和活力。
在市場經濟的條件下,各單位的人事變換十分頻繁,為及時熟悉和了解該單位保衛(wèi)工作的情況,可在登記表中貼上歷任保衛(wèi)負責人的照片,也可將進行的消防會議、消防教育培訓及時拍攝下來,歸檔。此外,一些重大的消防宣傳,有關重大火險隱患整改的情況應拍攝成錄像資料真實地記錄下來。同時再將檔案中的字、聲、影、圖像資料及時收集整理、輸入微機形成立體交叉“活”的檔案,更好地為消防管理服務。
四、防火檔案的驗收和管理使用。
防火檔案建立起來以后,應一式二份,分別出公安消防監(jiān)督部門和受管理單位保衛(wèi)部門管理。由上級主管部門對檔案進行檢查驗收。
隨著時間的推移,檔案中的材料會逐漸增多,有些材料也逐漸失去保存價值,因此,要對檔案定期進行清理、鑒定,去粗取精,去偽存真。對確實已經失去保存價值的材料,根據國家檔案銷毀的有關規(guī)定,經領導批準予以銷毀,以免過于龐雜,不便使用。

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